요청자가 표준 양식을 선택해 대상자에게 데이터 제출을 요청하고, 결과를 모니터링·접수·집계하는 일련의 절차를 다룹니다.

5.1 자료요청 소개

요청자가 자주 사용하는 화면은 다음과 같습니다.

5.2 자료 제출 요청

대상자에게 자료 제출을 요청할 신규 요청을 만들거나, 이미 만든 요청을 열어 발송·취소·마감·기간 연장 등을 처리하는 화면입니다.

((화면 이미지))

화면 구성

화면은 위에서부터 다음 영역으로 구성됩니다.

1. ① 요청 기본 정보 — 제목·카테고리·필수 여부·제출 기간·선착순·독촉 알림·설명
2. ② 제출 데이터 영역 — 양식 / 파일 / 양식+파일 중 선택, 디자이너·제출파일 정의·참고파일
3. ③ 대상자·담당자 — 칩 형태로 표시되는 제출 대상자 목록과 담당자 목록
4. ④ 액션 버튼 — 요청 상태에 따라 신규/저장/제출요청/취소/마감/삭제/기간연장 등이 표시

5.2.1 요청 기본 정보 입력

5.2.2 제출 기간 검증

제출 기간은 캘린더에서 날짜를 선택하고 시·분을 직접 입력해 지정합니다. 「제출요청」 시점에 다음 조건을 검사합니다.

5.2.3 선착순 / 독촉 알림 (선택 사항)

선착순 — 「선착순」 체크 시 「최대 제출 건수」 입력란이 활성화됩니다.

• 지정한 건수가 채워지면 자동으로 요청이 마감되고, 이후 대상자는 「선착순 마감」 안내를 받습니다.
• 건수 미입력 또는 0 이하 시 경고("최대 제출 횟수를 입력하세요." / "최대 제출 횟수는 1 이상이어야 합니다.")

독촉 알림 — 「독촉 알림」 체크 시 「알림 일수」 입력란이 활성화됩니다.

• 마감 N일 전부터 미제출자에게 자동 알림 메일을 발송합니다.

5.2.4 제출 데이터 유형 선택

대상자가 어떤 형태로 자료를 제출할지 선택합니다. 제출 방식은 다음 세 가지 중 하나를 선택할 수 있습니다.

• 양식 — 디자이너로 작성한 양식만 제출합니다.
• 파일 — 지정한 형식의 파일만 제출합니다.
• 양식+파일 — 양식과 파일을 함께 제출합니다.

선택한 제출 방식에 따라 아래 설정 영역이 자동으로 표시됩니다.

• 「양식」 또는 「양식+파일」 선택 시 양식 작성 디자이너 영역이 표시됩니다.
• 「파일」 또는 「양식+파일」 선택 시 제출파일 정의 영역이 표시됩니다.

5.2.5 양식 설정 (양식 / 양식+파일 선택 시)

양식 작성 방식은 다음 두 가지 중에서 선택할 수 있습니다.

• 「새로 만들기」 — 빈 시트에서 시작하여 디자이너를 이용해 양식을 직접 설계합니다.
• 「기존 양식 가져오기」 — 「양식 선택」 버튼으로 「양식 조회」 팝업에서 등록된 양식을 선택해 가져옵니다. 가져온 양식의 이름은 우측에 표시됩니다.

또한 디자이너 영역에서는 「전체화면」 버튼을 이용해 작업 영역을 최대 크기로 확장하여 편집할 수 있습니다.

5.2.6 제출파일 정의 (파일 / 양식+파일 선택 시)

대상자가 제출해야 할 파일의 이름과 파일 유형을 미리 설정하는 영역입니다.

1. 하단의 「파일 슬롯 추가」 버튼을 클릭해 제출파일 항목을 추가합니다.
2. 각 항목에는 아래 정보를 입력합니다.
   1. 파일명: 제출받을 파일의 이름을 입력합니다.
      
   2. 파일 유형: 허용할 파일 확장자를 드롭다운 목록에서 선택합니다.
      
   3. 필수 여부: 체크 시 대상자가 반드시 해당 파일을 업로드해야 합니다.
      
3. 잘못 추가한 카드는 「휴지통」 버튼으로 삭제합니다.

5.2.7 참고파일 (선택)

요청자가 대상자에게 함께 전달할 참고 자료를 첨부하는 영역입니다. 첨부된 파일은 작성자가 자료제출 화면의 「참고 문서」 영역에서 다운로드하여 확인할 수 있습니다.

• 빈 영역에 파일을 드래그하여 놓거나, 영역을 클릭해 파일 선택 창에서 업로드할 수 있습니다.
• 업로드된 파일 카드에서 파일명을 클릭하면 파일이 다운로드됩니다. 파일명에 마우스를 올리면 전체 이름이 툴팁으로 표시됩니다.
• 파일을 삭제하려면 각 파일 카드 오른쪽의 「삭제」 버튼을 클릭합니다.

5.2.8 대상자 · 담당자 지정

화면의 「제출대상자」 및 「담당자」 영역에는 선택된 사용자가 칩 형태로 표시됩니다. 「대상자 추가」 또는 「담당자 추가」 버튼을 클릭하면 사용자 선택 팝업을 열 수 있습니다.

• 대상자 — 자료를 제출해야 하는 사용자를 지정합니다. 사용자 또는 그룹 단위로 선택할 수 있습니다.
• 담당자 — 요청자와 함께 자료 접수 및 관리를 수행할 보조 담당자를 지정합니다. 사용자 단위로만 선택할 수 있습니다.
  

5.2.9 저장 / 제출 요청

요청은 「저장」과 「제출요청」 두 단계로 처리할 수 있습니다.

5.2.10 진행중 / 작성중 상태에서 사용할 수 있는 기능

요청이 「진행중」 상태가 되면 아래 기능을 사용할 수 있습니다.

• 「기간 연장」 — 제출 종료일을 연장할 때 사용합니다. 연장 마감일과 시간을 입력한 뒤 확인하여 적용합니다.
  • 또한 「+3일」, 「+7일」, 「+14일」 버튼을 클릭하면 현재 종료일 기준으로 해당 일수가 자동 추가됩니다. (시작일 기준이 아닌 기존 종료일 기준으로 계산됩니다.)
    
  • 다음과 같은 경우에는 안내 메시지가 표시됩니다.
    
    • 연장일을 입력하지 않은 경우 → “연장마감일자를 입력하세요.”
      
    • 연장일시가 현재 시간보다 이전인 경우 → “연장마감일시가 현재 시간보다 이전입니다.”
      
    • 연장일시가 기존 종료일보다 이후가 아닌 경우 → “연장마감일시가 기존 종료일자 이후의 날짜여야 합니다.”
      
• 「마감」 — 진행 중인 요청을 조기에 종료합니다. 마감 이후에는 대상자가 더 이상 자료를 제출할 수 없습니다. 실행 시 “제출요청을 마감하시겠습니까?” 확인 메시지가 표시됩니다.
  
• 「취소」 — 이미 발송한 요청 자체를 취소합니다. 대상자가 임시저장한 데이터가 있는 경우에는 자료제출 화면 상단에 취소 사유가 표시됩니다. 실행 시 “제출요청을 취소하시겠습니까?” 확인 메시지가 표시됩니다.
  

작성중 상태에서만 사용할 수 있는 기능

• 「삭제」 — 작성 중인 요청을 완전히 삭제합니다. 실행 시 “작성중인 제출요청을 삭제하시겠습니까?” 확인 메시지가 표시됩니다.
  
• 「신규」(초기화) — 현재 입력된 내용을 모두 비우고 새 요청 작성을 시작합니다. 실행 시 “양식이 초기화됩니다. 초기화 하시겠습니까?” 확인 메시지가 표시됩니다.
  

5.3 대상자 선택

자료 제출 요청을 보낼 사용자를 선택하는 팝업입니다. 대상자는 사용자 또는 사용자 그룹 단위로 지정할 수 있으며, 화면은 「사용자 선택」과 「사용자 그룹」 두 개의 탭으로 구성되어 있습니다.

「사용자 선택」 탭에서는 조직 트리를 이용해 사용자를 검색하고 선택할 수 있고, 「사용자 그룹」 탭에서는 미리 등록된 사용자 그룹을 한 번에 추가할 수 있습니다.

((화면 이미지))

화면 구성

1. ① 좌측 탭 — 「사용자 선택」(개별 사용자) / 「사용자 그룹」(그룹 단위)
2. ② 좌측 본문 — 선택한 탭에 따라 사용자 목록 또는 그룹 카드 목록 표시
3. ③ 우측 「제출대상자」 영역 — 현재까지 선택된 대상자가 칩 형태로 누적 표시 (사용자 칩 / 그룹 칩 구분 표시)
4. ④ 하단 액션 — 「확인」(선택 확정) / 「닫기」(변경 없이 종료)

5.3.1 「사용자 선택」 탭 — 개별 사용자 추가

개별 사용자를 한 명씩 또는 일괄로 대상자에 추가합니다.

1. 조직으로 사용자 범위 좁히기 (선택) — 사용자 목록 상단의 조직 선택 드롭다운(기본값: 「전사」)을 클릭하면 조직 트리가 표시됩니다. 원하는 조직을 선택하면 해당 조직에 속한 사용자만 목록에 표시됩니다. 또한 드롭다운 내부의 검색창에서 조직명을 입력하여 원하는 조직을 빠르게 찾을 수 있습니다. 전체 사용자 목록에서 바로 검색하려면 이 단계는 생략해도 됩니다.
2. 이름/아이디로 검색 — 사용자 검색창에 사용자명 또는 사용자 아이디 일부를 입력한 뒤 Enter 키 또는 검색 아이콘을 클릭합니다.
3. 한 명씩 추가 — 사용자 목록 각 행의 오른쪽에 있는 「+」 아이콘을 클릭하거나 행을 더블 클릭하면 대상자에 추가됩니다. 추가된 사용자는 「✓」 표시로 변경되며, 다시 클릭하면 대상자에서 제거됩니다.
4. 현재 목록 전체 추가 — 사용자 목록 헤더의 「전체 추가」 버튼을 클릭하면 현재 검색 조건에 표시된 사용자가 한 번에 추가됩니다. 이미 추가된 사용자는 자동으로 제외됩니다.

5.3.2 「사용자 그룹」 탭 — 그룹 단 추가

「사용자 그룹」 탭은 여러 사용자를 하나의 그룹 단위로 한 번에 추가할 때 사용하는 기능입니다. 동일한 대상자 구성을 자주 사용하는 경우에는 사용자 그룹으로 등록해두면 더욱 편리하게 사용할 수 있습니다.

1. 「사용자 그룹」 탭으로 이동합니다.
2. 그룹 검색창에 그룹명을 입력한 뒤 Enter 키를 눌러 검색합니다.
3. 검색 결과는 카드 목록으로 표시되며 각 카드에는 그룹명 · 구성원 N명 · 「추가」 버튼 · ▶ 펼치기 아이콘이 있습니다.
4. 그룹 전체 추가 — 카드의 「추가」 버튼을 클릭하면 해당 그룹이 제출대상자에 추가됩니다. 추가된 그룹은 우측 「제출대상자」 영역에 그룹 칩 형태로 표시되며, 버튼은 「추가됨」 상태로 변경됩니다.
5. 그룹 구성원 확인 — 카드의 ▶ 버튼을 클릭하면 그룹이 펼쳐지며 포함된 사용자 목록을 확인할 수 있습니다.
6. 그룹 내 일부 사용자만 추가 — 펼쳐진 사용자 목록에서 각 사용자 오른쪽의 「+」 또는 「✓」 버튼을 이용해 개별 사용자를 추가하거나 제거할 수 있습니다. 이 기능은 그룹 전체 추가와 별도로 동작합니다.

5.3.3 대상자 제거 및 적용

• 대상자 제거 — 우측 「제출대상자」 영역에서 각 칩의 ✕ 버튼을 클릭하거나 해당 항목을 더블 클릭하면 대상자 목록에서 제거할 수 있습니다. 사용자와 그룹 모두 동일한 방식으로 제거됩니다.
• 적용 — 「확인」 버튼을 클릭하면 현재 선택된 대상자 목록이 자료제출요청 화면의 「제출대상자」 영역에 반영됩니다.

• 취소 — 「닫기」 버튼을 클릭하면 현재 팝업에서 변경한 내용이 저장되지 않은 상태로 팝업이 종료됩니다.

5.4 발송 및 알림

요청 생성 화면에서 「요청등록」 버튼을 클릭하면 요청 발송이 시작됩니다. “제출요청 하시겠습니까?” 확인 메시지에서 진행을 선택하고 필수 항목 검사를 통과하면 다음 작업이 함께 수행됩니다.

• 대상자의 「제출대기목록」에 새로운 요청이 표시됩니다.
• 메일 발송 설정에 따라 안내 메일이 발송됩니다.
• 요청자의 「자료제출요청목록」에는 해당 요청이 「진행중」 상태로 등록됩니다.
• 요청 생성 시 독촉 알림을 설정한 경우에는, 마감일 기준 지정된 기간 전부터 미제출 대상자에게 자동으로 독촉 메일이 발송됩니다.

모든 처리가 완료되면 “제출요청 되었습니다.” 메시지가 표시됩니다.

5.5 제출 현황 모니터링

발송한 자료 제출 요청의 진행 현황을 확인하고, 미제출 대상자에게 독촉 메일을 보내거나 제출 자료를 한꺼번에 다운로드할 수 있는 화면입니다.

제출현황모니터링 화면은 아래 방법으로 열 수 있습니다.

• 좌측 메뉴의 「제출현황모니터링」 — 현재 진행 중인 요청을 카드 형태로 확인할 수 있는 화면이 열립니다.
• 자료제출요청목록의 모니터링 아이콘 클릭 — 선택한 요청의 제출 현황을 확인할 수 있는 상세 모니터링 팝업이 표시됩니다.
  

5.5.1 진행 중 요청 한눈에 보기 — 대시보드

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현재 진행 중인 자료 제출 요청을 카드 형태로 한눈에 확인할 수 있는 화면입니다. 각 카드에서는 요청의 제출 진행 상태, 마감 일정, 제출률 등의 정보를 확인할 수 있습니다.

마감되었거나 취소된 요청은 자료집계 화면에서 조회할 수 있습니다.

5.5.2 요청별 제출 현황 상세 보기

((화면 이미지))

선택한 요청의 제출 진행 상태를 자세히 확인할 수 있는 팝업 화면입니다.
진행 중 요청 현황 화면의 「자세히 보기 →」 또는 자료제출요청목록의 모니터링 아이콘을 클릭하면 열립니다.

화면은 상단 요청 정보 영역, 「제출 완료」 목록, 「미제출」 목록, 하단 기능 버튼으로 구성되어 있습니다.

• 상단 요청 정보 영역 — 선택한 요청의 진행 현황 카드가 표시됩니다. 요청 제목, 제출률, 마감 일정, 대상자 수 등의 정보를 한눈에 확인할 수 있습니다.
• 「제출 완료」 목록 — 자료 제출을 완료한 대상자가 표시됩니다.
  
  • 상단에는 현재 제출 완료 인원이 「제출 완료 (N명)」 형태로 표시됩니다.
  • 각 항목에는 제출자명, 제출일시, 제출 상태가 표시됩니다.
  • 제출일시는 분 단위까지 표시됩니다. (예: 2026-05-13 09:31)

  ℹ️ 제출한 자료의 상세 내용을 확인하려면 접수 처리의 「제출자료수신목록」 → 「자료 보기」 기능을 이용하시기 바랍니다.