요청자가 표준 양식을 선택해 대상자에게 데이터 제출을 요청하고, 결과를 모니터링·접수·집계하는 일련의 절차를 다룹니다.

5.1 자료요청 소개

요청자가 자주 사용하는 화면은 다음과 같습니다.

5.2 자료 제출 요청

대상자에게 자료 제출을 요청할 신규 요청을 만들거나, 이미 만든 요청을 열어 발송·취소·마감·기간 연장 등을 처리하는 화면입니다.

((화면 이미지))

화면 구성

화면은 위에서부터 다음 영역으로 구성됩니다.

1. ① 요청 기본 정보 — 제목·카테고리·필수 여부·제출 기간·선착순·독촉 알림·설명
2. ② 제출 데이터 영역 — 양식 / 파일 / 양식+파일 중 선택, 디자이너·제출파일 정의·참고파일
3. ③ 대상자·담당자 — 칩 형태로 표시되는 제출 대상자 목록과 담당자 목록
4. ④ 액션 버튼 — 요청 상태에 따라 신규/저장/제출요청/취소/마감/삭제/기간연장 등이 표시

5.2.1 요청 기본 정보 입력

5.2.2 제출 기간 검증

제출 기간은 캘린더에서 날짜를 선택하고 시·분을 직접 입력해 지정합니다. 「제출요청」 시점에 다음 조건을 검사합니다.

5.2.3 선착순 / 독촉 알림 (선택 사항)

선착순 — 「선착순」 체크 시 「최대 제출 건수」 입력란이 활성화됩니다.

• 지정한 건수가 채워지면 자동으로 요청이 마감되고, 이후 대상자는 「선착순 마감」 안내를 받습니다.
• 건수 미입력 또는 0 이하 시 경고("최대 제출 횟수를 입력하세요." / "최대 제출 횟수는 1 이상이어야 합니다.")

독촉 알림 — 「독촉 알림」 체크 시 「알림 일수」 입력란이 활성화됩니다.

• 마감 N일 전부터 미제출자에게 자동 알림 메일을 발송합니다.

5.2.4 제출 데이터 유형 선택

대상자가 어떤 형태로 자료를 제출할지 선택합니다. 제출 방식은 다음 세 가지 중 하나를 선택할 수 있습니다.

• 양식 — 디자이너로 작성한 양식만 제출합니다.
• 파일 — 지정한 형식의 파일만 제출합니다.
• 양식+파일 — 양식과 파일을 함께 제출합니다.

선택한 제출 방식에 따라 아래 설정 영역이 자동으로 표시됩니다.

• 「양식」 또는 「양식+파일」 선택 시 양식 작성 디자이너 영역이 표시됩니다.
• 「파일」 또는 「양식+파일」 선택 시 제출파일 정의 영역이 표시됩니다.

5.2.5 양식 설정 (양식 / 양식+파일 선택 시)

양식 작성 방식은 다음 두 가지 중에서 선택할 수 있습니다.

• 「새로 만들기」 — 빈 시트에서 시작하여 디자이너를 이용해 양식을 직접 설계합니다.
• 「기존 양식 가져오기」 — 「양식 선택」 버튼으로 「양식 조회」 팝업에서 등록된 양식을 선택해 가져옵니다. 가져온 양식의 이름은 우측에 표시됩니다.

또한 디자이너 영역에서는 「전체화면」 버튼을 이용해 작업 영역을 최대 크기로 확장하여 편집할 수 있습니다.

5.2.6 제출파일 정의 (파일 / 양식+파일 선택 시)

대상자가 제출해야 할 파일의 이름과 파일 유형을 미리 설정하는 영역입니다.

1. 하단의 「파일 슬롯 추가」 버튼을 클릭해 제출파일 항목을 추가합니다.
2. 각 항목에는 아래 정보를 입력합니다.
   1. 파일명: 제출받을 파일의 이름을 입력합니다.
      
   2. 파일 유형: 허용할 파일 확장자를 드롭다운 목록에서 선택합니다.
      
   3. 필수 여부: 체크 시 대상자가 반드시 해당 파일을 업로드해야 합니다.
      
3. 잘못 추가한 카드는 「휴지통」 버튼으로 삭제합니다.

5.2.7 참고파일 (선택)

요청자가 대상자에게 함께 전달할 참고 자료를 첨부하는 영역입니다. 첨부된 파일은 작성자가 자료제출 화면의 「참고 문서」 영역에서 다운로드하여 확인할 수 있습니다.

• 빈 영역에 파일을 드래그하여 놓거나, 영역을 클릭해 파일 선택 창에서 업로드할 수 있습니다.
• 업로드된 파일 카드에서 파일명을 클릭하면 파일이 다운로드됩니다. 파일명에 마우스를 올리면 전체 이름이 툴팁으로 표시됩니다.
• 파일을 삭제하려면 각 파일 카드 오른쪽의 「삭제」 버튼을 클릭합니다.

5.2.8 대상자 · 담당자 지정

화면의 「제출대상자」 및 「담당자」 영역에는 선택된 사용자가 칩 형태로 표시됩니다. 「대상자 추가」 또는 「담당자 추가」 버튼을 클릭하면 사용자 선택 팝업을 열 수 있습니다.

• 대상자 — 자료를 제출해야 하는 사용자를 지정합니다. 사용자 또는 그룹 단위로 선택할 수 있습니다.
• 담당자 — 요청자와 함께 자료 접수 및 관리를 수행할 보조 담당자를 지정합니다. 사용자 단위로만 선택할 수 있습니다.
  

5.2.9 저장 / 제출 요청

요청은 「저장」과 「제출요청」 두 단계로 처리할 수 있습니다.

5.2.10 진행중 / 작성중 상태에서 사용할 수 있는 기능

요청이 「진행중」 상태가 되면 아래 기능을 사용할 수 있습니다.

• 「기간 연장」 — 제출 종료일을 연장할 때 사용합니다. 연장 마감일과 시간을 입력한 뒤 확인하여 적용합니다.
  • 또한 「+3일」, 「+7일」, 「+14일」 버튼을 클릭하면 현재 종료일 기준으로 해당 일수가 자동 추가됩니다. (시작일 기준이 아닌 기존 종료일 기준으로 계산됩니다.)
    
  • 다음과 같은 경우에는 안내 메시지가 표시됩니다.
    
    • 연장일을 입력하지 않은 경우 → “연장마감일자를 입력하세요.”
      
    • 연장일시가 현재 시간보다 이전인 경우 → “연장마감일시가 현재 시간보다 이전입니다.”
      
    • 연장일시가 기존 종료일보다 이후가 아닌 경우 → “연장마감일시가 기존 종료일자 이후의 날짜여야 합니다.”
      
• 「마감」 — 진행 중인 요청을 조기에 종료합니다. 마감 이후에는 대상자가 더 이상 자료를 제출할 수 없습니다. 실행 시 “제출요청을 마감하시겠습니까?” 확인 메시지가 표시됩니다.
  
• 「취소」 — 이미 발송한 요청 자체를 취소합니다. 대상자가 임시저장한 데이터가 있는 경우에는 자료제출 화면 상단에 취소 사유가 표시됩니다. 실행 시 “제출요청을 취소하시겠습니까?” 확인 메시지가 표시됩니다.
  

작성중 상태에서만 사용할 수 있는 기능

• 「삭제」 — 작성 중인 요청을 완전히 삭제합니다. 실행 시 “작성중인 제출요청을 삭제하시겠습니까?” 확인 메시지가 표시됩니다.
  
• 「신규」(초기화) — 현재 입력된 내용을 모두 비우고 새 요청 작성을 시작합니다. 실행 시 “양식이 초기화됩니다. 초기화 하시겠습니까?” 확인 메시지가 표시됩니다.
  

5.3 대상자 선택

대

자료 제출 요청을 보낼 사용자를 선택하는 팝업입니다. 대상자는 사용자 또는 사용자 그룹 단위로 지정할 수 있으며, 화면은 「사용자 선택」과 「사용자 그룹」 두 개의 탭으로 구성되어 있습니다.

「사용자 선택」 탭에서는 조직 트리를 이용해 사용자를 검색하고 선택할 수 있고, 「사용자 그룹」 탭에서는 미리 등록된 사용자 그룹을 한 번에 추가할 수 있습니다.

((화면 이미지))

화면 구성

1. ① 좌측 탭 — 「사용자 선택」(개별 사용자) / 「사용자 그룹」(그룹 단위)
2. ② 좌측 본문 — 선택한 탭에 따라 사용자 목록 또는 그룹 카드 목록 표시
3. ③ 우측 「제출대상자」 영역 — 현재까지 선택된 대상자가 칩 형태로 누적 표시 (사용자 칩 / 그룹 칩 구분 표시)
4. ④ 하단 액션 — 「확인」(선택 확정) / 「닫기」(변경 없이 종료)

5.3.1 「사용자 선택」 탭 — 개별 사용자 추가

개별 사용자를 한 명씩 또는 일괄로 대상자에 추가합니다.